1.6万封业务邮件,1.8万笔报销单……他们做到了疫情防控和财务工作两不误

作者:汪祯仪摄影:受访者提供 视频: 来源:融媒体中心发布时间:2022-06-12

疫情期间

你按时收到工资了吗?

认领的科研经费入账了吗?

部门的收支预算核对好了吗?

个税咨询得到及时回复了吗?

你知道吗?

从柴米油盐一日三餐

到每天的核酸抗原检测

从防控物资的紧急调配

到教学科研工作的持续推进

疫情期间学校各方各面的正常运转

都离不开财务资源的高效配置

18000笔预约报销单

16000多封业务邮件

校财务与国有资产管理处

(以下简称“财资处”)

不断克服停摆带来的各种不便

保障复旦经济血脉汩汩流淌

在幕后为教学科研服务与管理一线输送能量

除了他们,还有更多队伍

在疫情期默默奉献

让我们把目光投向他们

业务邮箱5次扩容 便利师生、服务防疫大局

3月13日,复旦校园正式进入准封闭管理。为了便利师生办理业务,财资处立即发布了业务办理指南,除原有的线下材料投递仍正常开放外,同时开放线上业务办理渠道,有相关需求的师生心中的石头顿时落地。

第二天,所有办理报销、薪酬发放的业务邮箱爆满,上百封邮件纷涌而至,财资处不得不紧急联系扩容。仅一次扩容还不够,至今历经5次扩容,邮箱已经将总容量扩展至50G。

3月13日至今,财资处各科室一共处理16000多封业务邮件,集中收付办公室完成审核近18000笔预约报销单。

非常时期,学生、教职工、后勤保障人员的各项薪酬支付,各单位关怀慰问费用报销,以及疫情防控的支出、应急物资的采买等,都通过这个一再扩容的邮箱,架起财务畅通的桥梁。

这些邮件由专人分拣,后续再由专岗处理,确保做到件件有回复,单单有落实。

一日三餐食堂原材料的采购款项,从这里汇出;

校友为爱心饭盒捐赠募集的钱款,在这里向供货单位支付;

紧急采购用于核酸检测的手持PDA设备款,通过“绿色通道”,一天之内紧急完成支付;

在校值守的大后勤人员工资、加班费,也在这里由财资处的老师们一一核对数字,完成工资统计、支付到账;

学生的各类劳务费、补贴,也从这里加急支付;

面对封闭期间银行网点关闭、单据传递通道阻断等种种困难,积极与银行和公积金中心沟通协调,尽可能使用电子认证在线支付的方式,保证工资、公积金、社保等各项费用按时到账;

科研经费下拨后第一时间的通知,从这里发出……

深夜还亮着灯的财资处办公室

3-5月,既是上报2021年度各类财务决算报表、各类资产年报的集中时段,也是学校2022年度预算编制、审议、拨付的重要时段,事关学校上一年度的决算和本年度全年的收支预算,容不得丝毫的差错。

逐条确认下拨项目和金额、开设财务项目、录入拨款凭证、录入项目预算、设置系统关联,下拨后内部交叉核对、发布OA通知项目负责人和预算管理员、重点项目逐一进行沟通……

预算科的每位老师平均跟进200个左右的经费项目,在预算过会后的一周内,就精准无误地完成了全校各部门的预算下拨工作,为学校事业发展提供了有力的支持。

贴心服务,随时在线 他们用心守护

随着大部分业务转到线上,曾经熙熙攘攘的报销大厅变得很安静。但在背后的工作群里,从早到晚,消息不断弹出,“有时会看到系统里各位老师的制单时间,都是晚上十一十二点,大家还在制单”,华莹洁说。

封闭期间特别组建的 “紧急业务报销群”汇集了财资处各个办公室的老师,有人负责多方协调,有人负责盯紧进度,加急处理着最紧急的财务事宜。

四月初,在封闭最严格的一段时间,财资处在校值守的老师们因为“足不出楼”的疫情防控政策而被封在各个网格内,全部门只有高嵩一位老师能前往办公室,为保证支付安全,他白天完成支援总务后勤工作后,晚上再回到办公室完成最终的线下支付确认。

后来为了确保办公室内一定有人值守,疫情稍有好转,王嘉良就干脆住在办公室,从准封闭第一天的冬装到夏装,如今他还坚守校内。

贴心服务师生所需所求,耐心解决疑难杂症:

面对疫情期间退休老师希望为银行卡开通手机银行功能的咨询,华莹洁积极联系相关银行直接对接老师提供解答和帮助;

市教委项目预算申报文本填报不规范,杨帆与填报老师反复沟通数日,还特别书写了一份示范模板帮助填报;

准封闭时期,其他校区线下投递的报销单无法跨校区传递回本部处理,财资处校内校外老师展开一场场接力,由校外老师驾驶私家车将文件送回邯郸校区,经消杀静置后都得到了及时处理。

面对突如其来的疫情,财务的各项薪酬支付、经费报销、银行付款、国际汇款结算、社保养老金结算、税务申报等都受到较大的影响。这要求校内校外老师克服困难,群策群力,充分利用信息化手段、相互配合,将线上线下业务无缝对接。

同时,也推动着财资处重新审视各项业务流程,结合疫情期间的业务实际情况,摸索出一条高效、快捷、安全、严谨的全新流程。财资处在疫情前就已经着手开发智能报销系统,这段时间的实践,也为疫情结束后便利师生通过线上办理业务积累了丰富经验、奠定了坚实基础。

校内校外、线上线下,财资处各位老师拧成一股绳,每一项财务工作都及时处理、发放到位,克服困难,全力将疫情带来的影响降到最小,一起守好高效安全的财务工作战线。

服务为本,冲锋在前

走进财资处集中收付办公室,首先映入眼帘的就是满地正在消杀静置的纸质单据。

在工作流程中,财资处积极落实学校防疫规定的遵守,所有实体报销单据,均采用无接触投递,并严格遵守消杀流程。收到的单据在经过一天的静置后,隔天即可进行报销流程,疫情防控和财务工作两不误。

在做好财务本职工作之外,抱着为师生服务的信念,更多财资处老师投入校内抗疫服务一线,用爱心、耐心、责任心践行“团结、服务、牺牲”的复旦精神。

曹晓廉从3月下旬入校增援防控指挥部的工作力量,一直坚守到5月。下沉一线,在北区学生生活园区担任包保干部,做起了网格中的学生工作,做核酸志愿者、运送物资、定点巡逻、了解学生生活学习状态、返乡送站,工作繁忙时一天早中晚排满五班任务。

张建业的孩子今年中考,但他仍然坚守一线,舍小家为大家。他办理支付、整理数据、优化税收,同时热心做志愿者,积极运送和分发物资,总之,哪里需要哪里就有他的身影。

杨帆先后配合两位网格长,担任北区留校教职工的网格联络员两个多月,通知和统计每日核酸抗原检测、订餐送饭、派发防疫物资、每日消杀公共空间、全天候为老师们解答园区防疫和生活的各种问题,事无巨细照顾周全。

财资处处长余青带领张建业、曹晓廉、杨帆、王嘉良等老师还积极参与了云超快闪店的物资搬运和收银售卖等志愿服务,常常忙得汗流浃背。

余青说,“无论是财务运转保障,还是各类志愿服务,都是为了服务好师生,尽一份心、出一份力。”

全力保障复旦经济血脉不断流。财资处扎根大后方,克服疫情困难,用值得信赖的财务工作,为复旦疫情期顺利运转提供不间断的财务保障。

制图:实习编辑:向家萱责任编辑:李斯嘉

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